Coraz częściej mam do czynienia z zespołami rozrzuconymi po całej Polsce. Do tej pory była to raczej specyfika branż: konsultingowej, farmaceutycznej czy finansowej. Pamiętam mój pierwszy zespól, który po raz pierwszy boleśnie poruszył temat pracy na odległość: było to w Niemczech prawie siedem lat temu. W trakcie Team Development raptem okazało się, że zespól spotkał się w tym roku (a był to październik) po raz pierwszy w całym składzie. Intrygujące było, że nikt z zespołu nie powiązał problemów, z którymi się borykali właśnie z aspektem odległości miedzy swoimi kolegami.
Zarzuty stawiano w kierunku stylu zarządzania, błędów w komunikacji oraz egoizmu pojedynczych członków zespołu. Po dłuższej dyskusji i analizie okazało się, ze źródłem niezadowolenia jest „nieobecność” kolegów czy przełożonych. Spotkania zostawały odsuwane z miesiąca na miesiąc, bo zawsze były pilniejsze i ważniejsze sprawy niż „nieproduktywne meetingi”. Wiadomo bowiem: klient na pierwszym miejscu. Frustracja wzrastała i zaczęło się wzajemne obwinianie za brak efektywności: konsultanci programistów za błędy w oprogramowaniu, programiści trenerów za brak informacji zwrotnej itd..
Przed jakimi wyzwaniami stanął ten zespól?
-
Brak kontaktu w cztery oczy wpływa negatywnie na budowanie zaufania. Potrzebujemy kontaktu wzrokowego, aby czuć się częścią zespołu, zaufać innym oraz odczuwać wartość jaka osobiście wnosimy do zespołu. Kontakt wzrokowy pomaga nam ocenić, jak nasz partner reaguje na to co robimy albo mówimy. Gdy nie widzimy naszego rozmówcy niepokoimy się i szukamy informacji zwrotnej gdzie indziej. Co prowadzi do niepotrzebnych komplikacji w przekazie informacji. Aby dobrze się czuć w chwilach braku kontaktu wzrokowego, potrzebujemy zaufania do naszego rozmówcy. A tego często brakuje w kontakcie zawodowym, gdyż pracujemy często w zespołach zmieniających swój skład.
- Zespoły pracujące na odległość charakteryzuje duża samo-motywacja oraz orientacja na cele. Nic dziwnego, ze akurat zespoły sprzedażowe czy konsultingowe pracują akurat w takim środowisku. Niestety często się zdarza, ze takie zespoły są raczej grupa samotnych wilków, walczących o osiągniecie swoich własnych celów niż zgranym zespołem. Dopóki ich cele są zaspokajane, nie pojawiają się żadne problemy. Wyzwaniem jest raczej poprowadzenie takiej grupy wilków do celu w sytuacjach kiedy cele są uważane za nieosiągalne.
- Zespoły pracujące na odległość komunikują się specyficzny sposób: docelowo, wirtualnie i mało osobiście. Nowe technologie ułatwiają ta komunikacje. Niestety często zauważam, że wiele polskich firm nie korzysta z tego typu wsparcia, jakie daje na przykład Skype czy Twitter.
Jak wesprzeć efektywność zespołów pracujących na odległość?
- Zdefiniowanie i komunikacja celów już na samym początku projektu/współpracy. Oczywiste? Tak, ale mimo to nie do końca wykorzystywane przez menedzerow. Tutaj zasada jest prosta, jak wydaje się Wam, że przedobrzyliście z informacja o celach – to znaczy, ze Wasz zespól uzyskał odpowiednia dozę informacji.
- Uwzględnienie rożnych typów charakteru współpracowników w planowaniu procesu komunikacji. Jan lubi rozmawiać, Maciej jest bardzo rzeczowy, Kasia jest raczej nieśmiała itd.. Wszyscy oni potrzebują innej formy i jakości kontaktu z innymi członkami zespołu oraz swoim przełożonym. Wiadomo, ze Kasia unika udziału w telekonferencjach z osobami których nie zna i nie widzi; Jan potrzebuje platformy do wymiany zdań; Maciej niechętnie komunikuje, jeżeli nie widzi w tym jasnego celu. Zadaniem przełożonego jest zbudowanie odpowiedniego środowiska, tak aby: Kasia nabrała odwagi w kontakcie z innymi kolegami,;Jan znalazł wirtualne miejsce do dyskusji; Maciej komunikował więcej niż do tej pory. Ustalenie tego typu reguł współpracy pomoże zbudować zespól oraz wesprze rozwój zaufania w stosunku do swoich kolegów i przełożonego. Zacznij już na samym początku, na Waszym pierwszym spotkaniu: porusz nie tylko sprawy biznesowe,a le również prywatne…
- Wykorzystanie rożnych mediów wspierających komunikacje. Tutaj możemy (a właściwie powinniśmy) być kreatywni. Cotygodniowe konferencje telefoniczne z czasem staja się rutynę i nasza uwaga w trakcie tego typu wirtualnych spotkań spada. Unikać tego można korzystając na przykład z Twitter’a jako platformy do wymiany updates czy plotek (Jan się na pewno ucieszy), spotkań w połowie drogi na parkingu (zdrowa przerwa w trakcie jazd w terenie). Im większa kreatywność tym wyższa motywacja do komunikowania i tym większe zaufanie w zespole. Nie patrz na technologie jako na przemijające mody, ale jako na szanse, które można wykorzystać jako instrument w biznesie. W końcu dobierając ubranie, zwracamy dokładnie uwagę na to, co jest obecnie na topie.
Facebook
Email
LinkedIn
Xing
Plaxo
StumbleUpon
SlideShare
Twitter